La gestion de l’état civil : acteurs et compétences

L’expression « État civil » désigne l’ensemble des éléments relatifs à la personne qui identifient un individu tels que les nom et prénoms, la date et le lieu de sa naissance, sa situation maritale. Par extension c’est l’appellation donnée aux services administratifs d’une commune qui reçoivent les déclarations et qui conservent les registres concernant les naissances, les mariages et les décès.

De multiples tâches incombent aujourd’hui aux municipalités. Parmi ces activités, figure la tenue de l’état civil qui obéit à un régime juridique particulier : celui du droit privé.

En effet, le maire et ses adjoints sont officiers de l’état civil. Dans le cadre de cette mission, le maire agit au nom de l’État, sous l’autorité pas du préfet mais du procureur de la République.

Le service d’état civil joue un rôle essentiel à la fois pour chaque individu mais également pour l’État, les administrations publiques et tous les organismes qui ont besoin de connaître la situation juridique des citoyens.

En outre, l’état civil est le moyen permettant à un pays l’enregistrement continu et exhaustif des naissances, des décès et de la situation maritale de leurs habitants. Cependant, pour qu’un acte d’état civil soit délivré, une demande doit être déposée par le ou les individu(s) concerné (s). Les actes d’état civil sont notamment dressés que pour les naissances, les décès ou les mariages survenus dans la commune de l’individu.

Au plan individuel, il permet d’individualiser, d’identifier une personne dans l’organisation sociale et
administrative. Il donne également à l’individu la possibilité d’exercer des droits variés. La copie d’acte de
naissance est ainsi utilisée pour les mariages, s’inscrire à l’école, se présenter aux examens et concours,
constituer des dossiers de demande d’emploi, obtenir la carte nationale d’identité, et à travers cette pièce, le
permis de conduire et le passeport.

Au plan collectif, l’état-civil constitue, pour un pays, une source de données statistiques utilisables dans le
cadre de la planification du développement socio-économique dans divers secteurs tels que la santé,
l’éducation, les activités économiques, la recherche démographique, etc. En outre, la bonne gouvernance, la
sécurité, garants d’une réelle démocratie ne saurait exister sans l’existence d’un État civil fiable.
Un bon fonctionnement du service d’état-civil constitue dès lors un enjeu de taille pour les collectivités territoriales
dont il est l’une des compétences générales, pour les citoyens, qui en sont les usagers et pour les services de
l’État qui doivent en assurer le contrôle.

Par ailleurs, il faut souligner que pour les institutions s’occupant de la santé comme l’organisation mondiale de la santé (OMS), les services d’état civil sont la source la plus fiable de statistiques sur les naissances, les décès et les causes de mortalité.

Cependant, les pays qui n’ont pas un système opérationnel d’enregistrement l’état civil n’ont qu’une idée approximative des statistiques démographiques, de la longévité et de la santé de leur population.

En somme, l’état civil offre de nombreux avantages. Le droit de l’individu à être recensé au commencement et à la fin de sa vie est fondamental pour son intégration sociale. En dehors des questions d’assurance ou d’héritage, l’enregistrement et le certificat de décès sont souvent exigés pour les enterrements, les remariages ou la résolution des affaires criminelles.

 

Le Bureau municipal et ses attributions

Le Bureau Municipal est constitué du maire et de ses adjoints et se réunit une fois par semaine pour traiter des affaires courantes et d’éventuelles urgences.

Cette instance doit être le reflet de la volonté du maire et de son équipe de travailler en profondeur, et régulièrement, sur tous les sujets qui ont trait à la commune. Le bureau municipal doit être une force d’impulsion : sa puissance de travail, sa cohésion et son dynamisme constituent la base créatrice de la commune.

Cependant, le maire doit être un animateur et donc déléguer pour démultiplier son efficacité. Le bureau municipal est là, justement, pour faire la synthèse des dossiers portés par les différents adjoints.

En effet, le bureau municipal prépare également l’ordre du jour des réunions du conseil municipal.

Au sein du bureau municipal, chaque adjoint y présente l’avancée des dossiers dont il a la charge. C’est là que les idées émergentes sont en premier lieu évoquées pour évaluer leur pertinence.

Par ailleurs, le bureau municipal donne son avis toutes les fois que cet avis est requis par les lois et règlements ou qu’il est demandé par le représentant de l’État.

Au total, il est notamment chargé de :

• établir de l’ordre du jour des séances du conseil ;

• apporter son assistance aux services administratifs et techniques dans la conception et la mise en œuvre des actions de développement et plus particulièrement en ce qui concerne les actions de participation populaire ;

• surveiller la rentrée des impôts, taxes et droits municipaux, de prendre ou de proposer les mesures propres à améliorer le recouvrement ;

• déterminer le mode d’exécution des travaux communaux, notamment tâcheronnat, investissements humains, entreprises, régies ;

• définir les grandes orientations politiques en perspective des débats d’orientation budgétaires ;
• préparer les travaux du Conseil Municipal et veiller à l’exécution de ses décisions ;
• faire le bilan de la période écoulée ;
• faire le point sur les projets et les travaux en cours ;
• régler les affaires courantes/urgentes de la commune ;
• préparer les réunions de la période à venir ;
• analyser les avis formulés par les commissions municipales.

Le sous-préfet : rôles et missions

Le sous-préfet est un haut fonctionnaire de l’État qui obéit aux ordres du préfet. Membre du corps préfectoral, le sous-préfet aide le préfet dans la réalisation de ses différentes missions et attributions. La notion de sous-préfet désigne également le grade atteint par un haut fonctionnaire.

En effet, le sous-préfet est nommé par décret du Président de la République et représente le préfet dans l’arrondissement. Cependant, il remplit les missions qui lui sont confiées par les lois et les règlements. Il est en charge de l’administration générale, et concourt en même temps au maintien de la sécurité et de l’ordre public et veille également à la protection des populations.

Relais indispensable du préfet dans l’arrondissement, il est au plus près des préoccupations quotidiennes des citoyens. Il informe le préfet de tous les faits qui se déroulent dans l’arrondissement dans les domaines économique, politique et social. Il est le garant du respect des règles administratives dont il organise et supervise le contrôle tout en apportant aux collectivités territoriales les conseils appropriés.

Comme le préfet, le sous-préfet coordonne dans son arrondissement la mise en œuvre des actions de l’État et participe au développement local de celui-ci. Il garantit le maintien de l’ordre et la cohésion sociale tout en recherchant avec ses partenaires locaux le consensus adapté à chaque situation.

Le sous-préfet joue un rôle d’animation et de conseil dans le souci de l’intérêt général dans les principaux domaines de la vie collective, économique, sociale, culturelle. En tant que représentant du préfet, le sous-préfet applique les différentes compétences de l’État au sein de sa circonscription administrative.
Ainsi, sous l’autorité du préfet, le sous-préfet :

• assure le contrôle de légalité des actes des collectivités territoriales de son ressort administratif
• participe à la conception des politiques publiques,
• élabore et met en place la réglementation qui organise la vie publique dans sa circonscription administrative,
• définit et gère les budgets alloués à la sous-préfecture pour assurer l’action de l’État,
• exerce, dans certains cas, la tutelle pour des établissements publics ou parapublics en assurant leur gestion en matière économique, technique et de ressources humaines.

Évidemment, la fonction de sous-préfet exige une parfaite connaissance des rouages de l’administration ainsi que du contexte politique. Régulièrement confronté aux médias, le sous-préfet doit également être aguerri à la pratique de la communication et de l’information. Pour cela, il doit maîtriser les différents supports de communication qui s’offrent à lui pour les choisir avec opportunité.

Enfin, la fonction de sous-préfet demande une grande rigueur pour accomplir les différentes responsabilités qui lui incombent. La discrétion en matière de politique gouvernementale est également de mise. Enfin, le haut fonctionnaire doit être joignable et disponible en permanence pour assurer les missions qui lui sont confiées par le préfet. Cela suppose de fréquents déplacements et une grande capacité d’adaptation aux différentes situations rencontrées.

 

Le préfet : rôles et missions

Le préfet est le représentant de l’État dans le département. Il est nommé par décret du Président de la République, pris en conseil des ministres, sur proposition du premier ministre et du ministre de l’Intérieur. Cependant, il est assisté par des sous-préfets.

Il est le garant du bon fonctionnement de l’administration et de la légalité des actes des collectivités territoriales. Il représente l’ensemble du gouvernement et les services locaux des différents ministères, appelés services déconcentrés. Les chefs de ces services sont placés sous son autorité.

En effet, le préfet est un haut fonctionnaire qui relève administrativement du ministère de l’Intérieur bien qu’il représente l’ensemble des ministres dans le département. Il est tenu à l’obligation de loyauté à l’égard du gouvernement. Il doit également faire preuve de neutralité et de réserve dans ses décisions, ses prises de position et sa façon de s’exprimer. La mobilité géographique et professionnelle est une des caractéristiques de la fonction préfectorale. Ainsi, la disponibilité du préfet doit être totale.

En tant que professionnel de l’administration territoriale, le préfet est quelqu’un qui, dans la plupart des cas, a exercé diverses fonctions de sous-préfet, secrétaire général, directeur de cabinet, etc.

A noter que le corps préfectoral se compose du préfet et des sous-préfets, qui sont, en grand nombre, issus de l’École Nationale d’Administration (ENA).

En poste dans les départements, responsables de la mise en œuvre sur le territoire de l’ensemble des politiques définies par le gouvernement, les préfets sont des acteurs de terrain, en prise directe avec les préoccupations quotidiennes des citoyens.

Leurs méthodes de travail allient : autorité, décision, coordination, dialogue, médiation, capacité de conviction, communication.

Par ailleurs, le préfet est en relation avec de nombreux acteurs : députés, maires, présidents des conseils départementaux et conseils régionaux, entreprises et organisations professionnelles, citoyens et associations, médias…

En outre, le préfet a la charge de domaines d’actions diversifiés à savoir :

• protéger les personnes et les biens. Il dispose à cet effet des forces de police et de gendarmerie, dirige les opérations de secours (incendies, catastrophes naturelles, …) ;
• garantir l’exercice des libertés publiques et l’intégration républicaine ;
• assurer la permanence du fonctionnement des services de l’État (gestion des crises) ;
• contrôler la légalité des actes des collectivités locales ;
• favoriser le développement économique et l’emploi ;
• aménager le territoire et veiller à la protection de l’environnement ;
• renforcer la cohésion sociale dans les villes et les territoires en voie de désertification.

 

Après les communes de Mbédiène, Koki, Labgar, Gaé, Matam et Orkédiéré, l’équipe de développeurs économiques territoriaux (DET) d’ASADIC-TAATAAN de la zone nord s’est rendue dans la commune de Ross Béthio du département de Dagana région de Saint-Louis, pour une autre session d’information et de formation des porteurs d’initiatives économiques (PIE) de la localité.

En effet, cette rencontre entre dans le cadre de l’opérationnalisation des 30 bureaux économiques locaux (BEL) soutenues par le Programme National de Développement Local (PNDL) à travers son programme dénommé Projet de Soutien aux Initiatives de Développement Local (PSIDEL), fruit de son partenariat avec l’Association Sénégalaise d’Appui à la Décentralisation et aux Initiatives Citoyennes (ASADIC-TAATAAN)

La session, présidée par la Secrétaire municipale de Ross Bethio, s’est déroulée sous la présence effective des adjoints au Maire, des conseillers municipaux, des délégués de quartier, du représentant des jeunes de la commune, des acteurs économiques mais aussi des structures techniques d’appui telles que l’agence régionale de développement (ARD) et l’agence nationale pour la promotion de l’emploi des jeunes (ANPEJ).